El Registro Civil debe ser un servicio público cercano a los ciudadanos, con implantación en todos los partidos judiciales y con Juzgados de Paz como Oficinas Delegadas (y IV)

Mantenimiento de los Juzgados de Paz como Oficinas Delegadas del Registro Civil.

Los Juzgados de Paz han desarrollado y desarrollan en la actualidad una función esencial en la llevanza del Registro Civil, llevando a cabo tareas registrales sencillas bajo la supervisión del Encargado del Registro civil.

Hoy los Juzgados de Paz son competentes para inscribir cuantos hechos acaecen en su término municipal (matrimonios, defunciones), para inscribir los nacimientos ocurridos en hospitales si los padres tienen su domicilio en dicho municipio (pues casi nunca en el municipio de los Juzgados de Paz existe hospital) y para inscribir asientos marginales en las inscripciones de nacimiento, matrimonio o defunción practicados en el Juzgado de Paz. Además pueden tramitar los expedientes de matrimonio civil y fes de vida,  recibir cualquier tipo de solicitud para remitir al Registro competente, y expedir los certificados de los hechos inscritos en el municipio.

Conforme el vigente art. 46 del Reglamento del Registro Civil, “en los Registros Municipales, el Juez de Paz actúa por delegación del Encargado y con iguales facultades, salvo en los expedientes. En su virtud, extenderá las inscripciones dentro del plazo de nacimiento de hijos habidos en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante la certificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente haya instruido, y las notas marginales que no sean de rectificación o cancelación. No deberá, sin embargo, extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente necesidad, sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta el Encargado. En todo caso, cumplirá cuantos cometidos reciba del Encargado del Registro.”. Además el Juez de Paz es competente, bajo la dirección del Encargado y por delegación de éste, para instruir el expediente previo al matrimonio y para autorizar o denegar su celebración (art. 239 RRC), para tramitar los expedientes de fes de vida y estado (art. 364 RRC), así como para recibir peticiones cuando la oficina competente de Registro civil, a la que se dará inmediato traslado, radique en otro término o demarcación (art. 2 RRC). Todo ello ha supuesto y supone una descarga de trabajo en los Registros Civiles principales enorme y desgraciadamente nunca suficientemente valorada.

La entrada en vigor de un Registro Civil enteramente electrónico supone un cambio sustancial de las funciones de los Juzgados de Paz respecto de las inscripciones informatizadas (las posteriores a 1950):

-          al desaparecer la división por secciones de nacimiento, matrimonio y defunción, y establecerse el registro individual de cada persona, en el que los hechos relativos al estado se inscriben de forma sucesiva, desaparecen las actuales inscripciones marginales. Todos los hechos relativos al estado civil se inscriben de forma sucesiva y cronológica.

-          Al desaparecer las inscripciones marginales y los libros, carece de sentido que el Encargado del Registro Civil emita una instrucción al Juez de Paz para que pueda practicar la gran mayoría de los asiento, tal y como recuerda la Instrucción de 28 de mayo de 2008, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre funcionamiento y organización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz y su informatización, pues el propio Encargado puede directamente practicar el asiento electrónico.

-          Al desaparecer los libros, cualquiera que tenga acceso a la aplicación electrónica del Registro Civil puede expedir los certificados.

A nuestro, juicio deben mantenerse funciones registrales en los Juzgados de Paz, si bien excluyendo respecto de las que actualmente llevan a cabo, dado el carácter electrónico del futuro Registro Civil, la práctica de asientos informatizados, pues al suprimirse los libros físicos carecería de sentido que la calificación de las inscripciones a practicar, por reglas de competencia, en los Juzgados de Paz precisaran de la instrucción o calificación previa del Encargado del Registro Civil cuando dicha inscripción puede realizarse directamente por una Oficina General.

  

Por todo ello, y atendiendo a la configuración actual de las Oficinas Judiciales, y en especial a la existencia de Juzgados de Paz y Agrupaciones de Secretarías de Juzgados de Paz servidos por personal de la Administración de Justicia, se proponen dos niveles delegados de servicios registrales:

1º.- Las Oficinas Delegadas de Registro Civil,  que estarían ubicadas en las actuales Agrupaciones de Secretarías de los Juzgados de Paz y Juzgados de Paz servidos por personal de la Administración de Justicia. Las funciones de estas oficinas serían:

·         extensión de certificados de inscripciones y fes de vida (en caso de Agrupación de Secretarías de Juzgados de Paz, certificaciones de las inscripciones practicadas en su sede y fes de vida respecto de los residentes en su sede) .

·         instrucción de expedientes de matrimonio civil bajo la supervisión del Encargado de la Oficina General, que resolvería los mismos.

·         Recepción de las solicitudes de adquisición de nacionalidad española por residencia, para su remisión a la Oficina General correspondiente.

·         información sobre trámites registrales.

·         recepción de solicitudes para cualquier trámite o expediente, por auxilio registral (deben crearse modelos normalizados para los trámites más habituales)

·         práctica de asientos marginales en inscripciones no informatizadas, previa instrucción del Encargado de la Oficina General correspondiente (en caso de Agrupación de Secretarías de Juzgados de Paz, de las  practicadas en su sede) .

El ejercicio de estas competencias sería compatible con el trabajo en la Oficina judicial correspondiente. De esta forma el servicio registral apenas se resentiría en estas poblaciones respecto del que se presta en la actualidad.

2º.- Los Ayuntamientos de los municipios que no fueran sede de Oficina General o Delegada  del Registro Civil, con competencia de los Secretarios de los Ayuntamientos para la extensión de certificados y fes de vida, recepción de solicitudes por auxilio registral y práctica de asientos marginales en inscripciones no informatizadas, previa instrucción del Encargado de la Oficina General.

Las principales ventajas de este modelo organizativo son:

·         Desde la entrada en vigor de la Ley sólo se practicarían inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunción y tutela en las Oficinas Generales de Registro civil, concentrando y especializando la actividad registral. Toda la labor de calificación y de tramitación de expedientes (salvo los de matrimonio) recaerían en dichas Oficinas.

·         El trámite más demandados por los ciudadanos, que es la expedición de certificados y fes de vida, seguiría realizándose en cada municipio, evitando traslados. Una vez que se procediese a la digitalización de las inscripciones practicadas desde 1950 en cada municipio el acceso a éstas sería a través de medios informáticos. Igualmente tendrían acceso telemático desde la entrada en vigor de la Ley a los nacimientos, matrimonios y defunciones acaecidos en la localidad después de dicha entrada en vigor, por medio de la aplicación informática.

·         Se permite la presentación de solicitudes a través de las Oficinas Delegadas y Ayuntamientos, evitando traslados de las personas a las Oficinas Generales. Las primeras tendrían además la competencia para informar sobre los trámites precisos para ello, mediante modelos normalizados aprobados por el Ministerio de Justicia.

·         Se posibilita la tramitación de los expedientes de matrimonio civil en las Oficinas Delegadas, asumiendo éstas funciones que ya tienen en la actualidad los Juzgados de Paz, si bien la resolución autorizando el matrimonio correspondería a la Oficina General, dada la complejidad que algunos supuestos presentan (matrimonios de conveniencia, promotores extranjeros, bodas por poder, etc). 

·         No habría que cambiar de ubicación los libros de registro civil sino que permanecerían en la misma que en la actualidad.

·         Permite la puesta en marcha de la nueva organización registral aunque no se haya completado la digitalización de las inscripciones practicadas en todos los municipios. Las inscripciones marginales en los asientos pendientes de digitalizar ser realizarían, previa instrucción del Encargado, por la Oficina Delegada o Ayuntamiento, y una vez digitalizados por la Oficina General de Registro. Las inscripciones marginales de los asientos anteriores a 1950 se harían en todo caso por las Oficinas Delegadas o Secretarios de Ayuntamiento, previa instrucción del Encargado.